La Universidad del País Vasco, varios departamentos del Gobierno Vasco y el Ayuntamiento de Bilbao (entre otros) organizan la Semana de la Ciencia y Tecnología Zientzia Astea 2007. Ya hemos hablado de lo difícil que resulta coordinar grupos de decisión tan complejos o de por qué es necesaria una Semana de la Ciencia. Ahora me gustaría hablar del trabajo de difusión en Internet que estamos llevando a cabo Julen, Lorena, Josi y yo.

Lo nuestro podría considerarse una Campaña de Relaciones Públicas en Internet en toda regla. Podemos definir las relaciones públicas como la técnica diseñada para gestionar la comunicación entre una organización (o evento en este caso) y sus públicos, con objeto de construir, administrar y mantener una imagen positiva. Probablemente es la disciplina comunicativa que mejor ha sabido reinventarse con la aparición de los blogs y la blogosfera, principalmente porque ya incorporaba la idea del diálogo con los públicos ante de que la revolución de los blogs nos sorprendiera a todos.

En este pequeño proyecto, hemos tenido que sortear toda una serie de obstáculos iniciales:

• La comunicación en Internet no estaba prevista desde el principio. No existía una web institucional del evento y de hecho ni siquiera habían registrado el dominio. Debíamos comenzar a crear contenido sobre el evento de la nada.
• Las fuentes de información estaban dispersas entre las diferentes instituciones y colaboradores del evento. No existía una herramienta centralizada para compartir la información entre los diferentes actores del proyecto.
• Había un plazo muy pequeño para lanzar y coordinar diferentes iniciativas que estaban previstas. Menos de un mes para producir los contenidos, dar a conocer y hacer el seguimiento del concurso de creación de entradas científicas en la wikipedia en Euskera, establecer contactos con bloggers que escribieran sobre temas afines a la ciencia, la tecnología o la educación y un largo ecétera de tareas..

Ante semejante situación, tuvimos que pensar y actuar rápido. Lo primero que hicimos fue echar mano de las herramientas de la web 2.0 (blog y wiki) para generar rápidamente un contenido inicial con el que poder trabajar. Hemos de reconocer que no ha sido una práctica muy ortodoxa. En comunicación a través de la red es fundamental cuidar primero la producción de los contenidos y realizar el trabajo de difusión después. Nosotros, por la premura de tiempo, hemos tenido que hacer ambas cosas a la vez (producción de contenido y labor de difusión) y eso no suele dar los resultados óptimos. Hay que destacar que ha sido la versatilidad y agilidad de la estas dos herramientas de la web 2.0 la que nos ha permitido una reacción tan rápida.

Paralelamente, resultaba fundamental centralizar las fuentes de información relativas al evento. Distintas instituciones y organizaciones mantienen distintas responsabilidades dentro de la organización de un evento que está tomando cada vez proporciones mayores. Necesitabamos un canal por el que circularan todas las informaciones fundamentales, tanto para que todo el mundo estuviera informado de las cuestiones de última hora como para centralizar el acceso a la información (especialmente necesario para producir los contenidos que lacorrecta comunicación en la red requiere. No se puede decir que lo hayamos conseguido plenamente, pero mediante un grupo de trabajo en Google Groups hemos avanzado bastante en esa dirección. Ahora mismo podemos cruzar información vital entre todos los implicados en el proceso de una manera rápida y efectiva. El acceso a toda la información relativa al evento aún no está todo lo centralizada que nos gustaría.

Finalmente, hemos iniciado una labor de relaciones públicas para obtener la necesaria repercusión en la red. No hay grandes secretos ni fórmulas mágicas en este campo. Sólo trabajo. Y ha sido un trabajo artesano, en el que los distintos miembros del grupo nos hemos dirigido a todos los blogeros a los que nos parecía que podían interesarles los temas centrales del evento: ciencia, tecnología, wikipedia, euskera, concurso y educación. Comunicación personal y directa (nada de bases de datos de direcciones de email) con la mejor intención del mundo. El resultado se puede ver en decenas de artículos en blogs que hablan del concurso de entradas científicas en la wikipedia o de la Semana de la Ciencia y su concepto. En Technorati podéis ver los resultados en apenas dos semanas.

Por supuesto, también hemos prestado atención a los distintos agregadores sociales (Aupatu, Sustatu, Barrapunto, Marrapunto, Meneame, Chuza! y Docencia).

Continuamos trabajando pero ahora mismo nos enfrentamos a algunos retos:

1. Posicionarnos en Google por un término realmente competido: “semana de la ciencia.” Comenzamos insistiendo en las palabras Zientzia Astea porque hay docenas de otras semanas de la ciencia en el estado. Cada CC.AA. tiene la suya y a veces incluso cada ciudad o universidad. La mayoría de estas semanas de la ciencia tienen su propia web y a veces tienen múltiples vínculos, ganados durante años y procedentes de fuentes institucionales de confianza. No va ser nada fácil salir por esas palabras, pero habrá que intentarlo.
2. Darle una imagen unificada a la web de www.zientzia-astea.org que sea acorde con el resto del grafismo que se empleará durante el evento. El wiki y el blog están muy bien para capear el temporal pero necesitamos una web corporativa.
3. Desarrollar y coordinar un plan de acciones de seguimiento para los días del evento.

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